Resmî Yazışmanın Genel Özellikleri
Resmî yazışmalar, kamu kurumları, kuruluşlar veya kişiler arasında yapılan, belirli kurallar çerçevesinde hazırlanan yazılardır. Düzgün bir resmî yazışma, Türk Standartları Enstitüsü'nün (TSE) "TS 13903 Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esaslar" standardına uygun olmalıdır.
Resmî Yazışmanın Genel Özellikleri
1. Dil ve Üslup:
Dil sade, resmi ve anlaşılır olmalıdır.
Emir cümlelerinden kaçınılmalı, saygılı bir üslup tercih edilmelidir.
2. Yazım Kuralları:
Türkçe dil bilgisi kurallarına uygun olmalıdır.
Noktalama işaretlerine dikkat edilmelidir.
3. Standart Biçim:
Yazı formatı belirli bir düzen içinde olmalıdır (yazı tipi genelde Times New Roman veya Arial, 12 punto).
Resmî Yazışma Bölümleri
1. Başlık
Yazışmanın hangi kurumdan çıktığını gösterir.
Kurumun adı ve bağlı olduğu üst birim büyük harflerle, ortalı yazılır.
2. Sayı ve Tarih
Sayı: Yazının ait olduğu kurum dosya numarasıdır.
Örneğin: "B.01.2.CKM.0.10.03/12345".
Tarih: Gün, ay ve yıl belirtilir (örn. 03/01/2025).
3. Konu
Yazının özeti niteliğindedir.
Örneğin: "Personel Görevlendirme Talebi".
4. Hitap (Muhatap)
Yazının gönderildiği kişi veya kurum belirtilir.
Örneğin:
Kurum için: "T.C. İçişleri Bakanlığına".
Şahıs için: "Sayın Ahmet YILMAZ".
5. Yazı Metni
Yazının ana kısmıdır.
Giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinden oluşur:
Giriş: Konunun tanıtımı ve amacın belirtilmesi.
Gelişme: Konunun detaylandırılması.
Sonuç: Talep, görüş veya önerinin belirtilmesi.
6. İmza
Yazıyı imzalayan kişi/kişilerin unvanları, isimleri ve görevleri belirtilir.
Örneğin:
Ahmet YILMAZ
Genel Müdür
7. Ekler (Varsa)
Yazıya eklenen belgeler listelenir.
Örneğin:
Ekler:
1- Görev Listesi (2 Sayfa)
2- Onay Belgesi (1 Sayfa)
8. Dağıtım (Varsa)
Yazının hangi kişi veya kurumlara gönderildiği belirtilir.
Örneğin:
Dağıtım:
- T.C. Maliye Bakanlığı
- T.C. Milli Eğitim Bakanlığı
9. Paraf (Varsa)
Yazıyı hazırlayan ve kontrol eden yetkililer yazıyı paraflar.
10. Adres ve İletişim Bilgileri
Yazıyı gönderen kurumun iletişim bilgileri belirtilir.
Örneğin:
T.C. Tarım ve Orman Bakanlığı
Tarım Reformu Genel Müdürlüğü
Tel: 0312 123 45 67
Örnek Resmî Yazı
T.C.
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
Eğitim Teknolojileri Genel Müdürlüğü
Sayı : 12345678-101.02-56789 03/01/2025
Konu : Eğitim Semineri
T.C. İçişleri Bakanlığına
2025 yılı eğitim faaliyetleri kapsamında düzenlenecek olan "Teknoloji Kullanımı Semineri" ile ilgili olarak, gerekli izinlerin tarafınıza iletilmesi hususunda gereğini arz ederim.
Saygılarımla,
Ahmet YILMAZ
Genel Müdür
Ekler:
1- Eğitim Programı (3 Sayfa)
2- Katılımcı Listesi (2 Sayfa)
Dağıtım:
- T.C. İçişleri Bakanlığı
- T.C. Adalet Bakanlığı
Bu format, resmi yazışmalarda standart bir temel oluşturur.
