Resmi Yazışmalar
Resmi yazışmalar, resmi bir üslup ve belirli kurallar çerçevesinde yazılan belgelerdir. Aşağıda, resmi yazışmaların nasıl hazırlanacağına dair genel bilgiler yer almaktadır:
1. Yazışmanın Biçimi
Resmi yazışmalar belirli bir düzen ve format içerisinde hazırlanır.
Başlık
Kurum Adı: Yazışmayı yapan kurumun adı üstte, ortalı veya sola dayalı olarak büyük harflerle yazılır.
Dosya Numarası ve Tarih: Sağ üst köşede yer alır. Örneğin:
Dosya No: 12345
Tarih: 02.01.2025
Konu: Sol üst köşede, “Konu:” başlığı ile yazılır. Örneğin:
Konu: Toplantı Katılımı
Hitap
Yazışma kime yönelikse ona uygun bir hitapla başlanır:
Örneğin:
“Sayın Müdür,”
“Değerli Çalışma Arkadaşlarımız,”
Metin
Giriş: Yazının amacı ve konusu belirtilir.
Gelişme: Konu ile ilgili detaylı bilgi verilir.
Sonuç: Gerekirse talepler, açıklamalar veya teşekkür ifadeleri eklenir.
Kapanış ve İmza
“Gereğini arz ederim.” veya “Bilgilerinize sunarız.” gibi ifadelerle yazışma sonlandırılır.
Yazının sonunda, imza kısmında yetkili kişinin adı, unvanı ve iletişim bilgileri yer alır.
Ek ve Dağıtım
Yazıya ek belge varsa, “Ekler:” başlığı ile belirtilir.
Yazının başka birimlere veya kişilere gönderileceği belirtiliyorsa, “Bilgi: …” başlığı ile ilgili yerler listelenir.
2. Yazım Kuralları
Dil sade ve anlaşılır olmalıdır.
Resmi bir üslup kullanılmalıdır. (Örneğin, “siz” yerine “sizlere” yazılabilir.)
Yazım ve noktalama kurallarına dikkat edilmelidir.
3. Örnek Yazı
T.C. XYZ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Dosya No: 12345
Tarih: 02.01.2025
Konu: Toplantı Katılımı
Sayın Müdür,
20 Ocak 2025 tarihinde gerçekleştirilecek olan “Akademik Gelişim Toplantısı”na ilişkin bilgilerin tarafınıza sunulması ve katılımınızın teyit edilmesi gerekmektedir. Toplantı, saat 10:00’da XYZ Üniversitesi Konferans Salonu’nda yapılacaktır.
Gereğini bilgilerinize arz ederim.
Saygılarımızla,
Prof. Dr. Ahmet Yılmaz
Rektör
XYZ Üniversitesi
Ekler:
1. Toplantı Programı
2. Katılım Listesi
Bilgi:
• Dekanlıklar
• Genel Sekreterlik
Resmi yazışmaların kurum içi kurallarına dikkat edilerek hazırlanması önemlidir.
