Resmi Yazışmalarda Dikkat Edilmesi Gerekin Hususlar
Resmi yazışmalar, kamu kurumları, özel sektör ve diğer profesyonel ortamlarda resmi işlemler, bilgilendirmeler ve talepler için kullanılan yazılı belgelerdir. Bu yazışmaların doğru, anlaşılır ve etkili bir şekilde yapılması, iletişimin sağlıklı olmasını sağlar. İşte resmi yazışmalarda dikkat edilmesi gereken bazı önemli hususlar:
1. Dil ve Üslup
a) Resmi Dil Kullanımı
Resmi yazışmalarda kullanılan dil, özlü, açık ve saygılı olmalıdır.
Jargon ve argo kullanımı kaçınılmalıdır.
Kibar ve saygılı bir üslup benimsenmelidir.
Nötr bir dil kullanılmalı, kişisel duygular ve düşünceler dışarıda bırakılmalıdır.
b) Nezaket Kuralları
Her yazışma başında uygun bir selamlaşma (örneğin, "Sayın Yetkili") ve sonunda teşekkür ifadesi veya uygun bir kapanış cümlesi yer almalıdır.
"Lütfen" ve "teşekkür ederim" gibi ifadelerle yazışmalar daha nazik hale getirilir.
2. Belgenin Yapısı ve Formatı
a) Başlık ve Tarih
Resmi yazışmaların başında belgenin türü, yazıldığı tarih ve genellikle ilgili kurumun adı yer alır.
Tarih, yazışmanın yapıldığı gün olmalıdır ve genellikle gün/ay/yıl formatında yazılır.
b) Konu
Yazışmanın konusu, belgenin amacını belirten kısa ve net bir başlık olmalıdır.
Konu kısmı, yazışmanın amacını belirten anahtar kelimeler içerir.
c) Hitap ve Başlangıç
Resmi yazışmada hitap, alıcının görevine veya sıfatına uygun olmalıdır. Örneğin, "Sayın Müdür" veya "Değerli Başkan".
Yazının başlangıcı kısa ve doğrudan olmalıdır, gereksiz açıklamalardan kaçınılmalıdır.
d) Giriş ve Gelişme
Yazının giriş kısmı kısa bir girişle başlar, ardından gelişme kısmında ana talepler veya açıklamalar yapılır.
Konuya ilişkin ayrıntılar, mantıklı bir sıralama içinde verilmelidir.
e) Kapanış ve İmzalar
Yazışmanın sonunda saygılarımla, teşekkür ederim gibi kapanış ifadeleri yer almalıdır.
Yazıyı imzalayan kişi ve unvanı açıkça belirtilmelidir.
Eğer bir kurum adına yazılıyorsa, kurum adı ve yetkili kişinin unvanı da belirtilmelidir.
3. Anlaşılır ve Özgün İçerik
a) Açıklık ve Netlik
Resmi yazışmalarda, verilen bilgiler ve talepler net ve anlaşılır olmalıdır.
Uzun cümlelerden kaçınılmalı ve yazılan her şeyin amaca hizmet etmesine özen gösterilmelidir.
b) Gereksizlikten Kaçınma
Yazının uzun ve karmaşık olmaması gerekir. Gereksiz detaylar ve tekrarlardan kaçınılmalıdır.
Amaca yönelik yazı yazılmalı, yazışmanın gereksiz yere uzatılmasından kaçınılmalıdır.
4. İmla ve Yazım Kuralları
a) Dil Bilgisi ve İmla Kuralları
Resmi yazışmalarda imla ve dil bilgisi kurallarına titizlikle uyulmalıdır.
Noktalama işaretleri doğru şekilde kullanılmalı, yazım hataları yapılmamalıdır.
b) Doğru ve Tutarlı Terimler
Yazışmalarda kullanılan terimler tutarlı olmalı ve yanlış anlamalara yol açacak terimler kullanılmamalıdır.
Teknik veya hukuki bir yazışma ise, uzman terimleri doğru ve açık bir şekilde kullanılmalıdır.
5. Gizlilik ve Güvenlik
a) Gizliliğe Dikkat Etme
Resmi yazışmalarda, kişisel veya gizli bilgilerin paylaşılmasına dikkat edilmelidir.
Gizlilik dereceli belgeler varsa, bu durum açıkça belirtilmelidir.
Çalışan, müşteri veya kurumlara ait özel bilgilerin yanlışlıkla açıklanmasından kaçınılmalıdır.
b) Elektronik Postalar
Elektronik postalarla yapılan resmi yazışmalarda, önemli dosyaların şifrelenmesi gerekebilir.
E-posta yazışmalarında da kibar ve profesyonel bir dil kullanılmalı, gereksiz eklentilerden kaçınılmalıdır.
6. Zamanında ve Yerinde Yazışma
Resmi yazışmalar zamanında yapılmalı, gecikmelerden kaçınılmalıdır.
İşlemlerin hızlı ve etkin bir şekilde ilerlemesi için, yazışmalar belirli bir takvime göre yapılmalıdır.
7. Resmi Yazışmaların Evrak Yönetimi
a) Kayıt Tutma ve Arşivleme
Resmi yazışmaların bir kopyası saklanmalı ve gerektiğinde erişilebilir olmalıdır.
Evrak kayıt numarası, tarih ve diğer ilgili bilgileri içeren düzgün bir arşivleme sistemi kurulmalıdır.
b) Takip Sistemi
Yazılan yazışmaların sonuçları takip edilmeli, yanıtlar zamanında alınmalıdır.
Her resmi yazışma sonrası takip notları tutulmalı, gerekli aksiyonlar alınmalıdır.
Sonuç
Resmi yazışmalar, iş dünyasında ve kamu sektöründe düzeni sağlamak, iletişimi kolaylaştırmak ve doğru bilgi akışını temin etmek için son derece önemlidir. Dil kuralları, açıklık, gizlilik, zamanlama ve doğru yazım gibi unsurlara dikkat edilmesi, yazışmaların etkinliğini artırır ve resmi işlemlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlar.
